ARTIKEL 1 ALGEMEEN

Dit intern reglement preciseert de algemene regels voor de goede werking van de sportclub “BBC UNITED NINOVE vzw”, hierna ‘de club’. De maatschappelijke zetel is gevestigd te Rietstraat 11, 9400 Ninove.
Dit intern reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de recentste versie van de statuten van de club, zoals die op de Ondernemingsrechtbank werden gepubliceerd. In geval van discrepantie tussen statuten en intern reglement, zullen de statuten steeds voorrang hebben.
Ieder lid van de club is geacht kennis te hebben genomen van dit intern reglement en zal zich houden aan de bepalingen van dit reglement. Door de aansluiting bij de club aanvaarden alle leden de reglementen en gedragscodes van de club en de sportfederatie waarbij de club is aangesloten (met inbegrip van het tuchtreglement) en de bevoegdheid van deze sportfederatie, namelijk Basketbal Vlaanderen.
De club is een VZW, namelijk een sportclub zonder winstoogmerk met als doel “buiten iedere religieuze, filosofische of politieke aanhorigheid en met uitsluiting van enig winstoogmerk, de beoefening van basketbalsport te bevorderen en aan te moedigen”.
De club is aangesloten bij Basketbal Vlaanderen onder het stamnummer 2492.
De missie, waarden en visie van de club, zoals ook te vinden op onze website, zijn:
Missie
Ninove biedt jong en oud, uit Ninove en omliggende gemeenten, basket aan. We zijn in de eerste plaats een sportclub in competitie waar we van alle spelers betere basketters willen maken. Daarnaast zijn we ook een vereniging die mensen wil verbinden en waar plaats is voor plezier en ontspanning.
Waarden
“DRIVE”
Duurzaamheid
Gericht op het welzijn en de gezondheid van de spelers, met aandacht voor het ecologische aspect binnen een breed gedragen en financieel gezonde club.
Respect
Voor medespelers, tegenstanders, coaches, scheidsrechters, supporters, bestuur, ouders, vrijwilligers,… en voor de ter beschikking gestelde infrastructuur en het materiaal.
Inzet
Van iedereen, spelers en hun entourage, voor elke activiteit, sportief én extra-sportief, want zonder engagement van velen kan een club niet blijven bestaan.
Vereniging
Waar iedereen die onze waarden onderschrijft welkom is, waar diversiteit omarmd wordt, en waar alle sponsors, ouders, spelers, partners, … betrokken worden bij ons verhaal.
Eendracht
“One passion, one team, one club”: we spelen en werken samen als team én als club om ons doel te bereiken; jong en oud supportert voor elkaar.
Visie

     ⦁ We trekken de kaart van de jeugd. Op basis van het gezamenlijk uitgewerkt sportief programma dat door elke coach wordt uitgevoerd, maken we er maximaal werk van om alle spelers uit te dagen zodat ze technisch en tactisch sterkere teamplayers worden.
     ⦁ De werking van de club is er ook op gericht om onze eigen jeugdspelers te laten doorgroeien naar onze seniorenploegen.
     ⦁ We wensen te werken met competente en kindvriendelijke coaches die bereid zijn om zich bij te scholen en zich voor langere tijd aan de club willen binden. We streven naar een hecht team van coaches die samen de opleidingsvisie uitwerken, evalueren en bijsturen in samenspraak met de sportief coördinator.
     ⦁ De sportieve cel zal elke speler individueel beoordelen en hem indelen op het voor hem juiste niveau. Enkel als er voldoende op het juiste niveau wordt getraind kan men groeien als individu en ook als ploeg.
     ⦁ We beogen uit onze eigen rangen nieuwe trainers en scheidsrechters te vormen.
     ⦁ We streven naar betrokkenheid van de ouders met de juiste drive bij de begeleiding van de ploegen, waarbij een cruciale rol is weggelegd voor onze jeugdcel (cf. oudercomité school). Van hieruit kunnen gemotiveerde ouders doorstromen naar ons (dagelijks) bestuur. Daarnaast zijn er nog tal van sportieve- en extra sportieve activiteiten waarbij we ook de ouders betrekken en zelfs een handje laten toesteken zodat we een hechte club vormen.

De clubkleuren van de club zijn: blauw, wit en groen.

ARTIKEL 2 LEDEN

De club bestaat, zoals in de statuten bepaald, uit verschillende soorten leden:
     ⦁ Werkende leden: maken deel uit van en hebben stemrecht op de algemene vergadering. De voorwaarden waaraan de werkende leden moeten voldoen worden bepaald in de statuten. Een lijst van werkende leden wordt bijgehouden in Twizzit.
     ⦁ Toegetreden leden: ondersteunen de doelstelling van de club, doen actief aan sport in de club en betalen het vereiste lidgeld, of nemen een andere actieve rol op als trainer, scheidsrechter, coördinator, tafelverantwoordelijke, afgevaardigde of vrijwilliger.
In de club kunnen de leden onderverdeeld worden in één van volgende categorieën:
     ⦁ Bestuursleden
     ⦁ Spelende leden
     ⦁ Steunende leden
     ⦁ Ereleden
De bestuursleden zijn verantwoordelijk voor het leiden van de club. Zij staan in voor de goede werking van de club, waaronder o.a. het administratief en financieel beleid vallen. De bestuursleden die ook deel uitmaken van de Algemene Vergadering zijn ook werkende leden. Daarnaast zijn er ook werkende leden die geen deel uitmaken van het bestuursorgaan.
De spelende leden zijn de leden die sportief actief zijn binnen een seniorploeg of een jeugdploeg. De spelers in competitie zijn verantwoordelijk voor het zo goed als mogelijk verdedigen van hun clubkleuren. Zij brengen waarde aan de club en aan haar sponsors. De spelende leden zijn onder te brengen in:

     ⦁ G8
     ⦁ G10
     ⦁ G12
     ⦁ G14
     ⦁ M14
     ⦁ J16
     ⦁ M16
     ⦁ J18
     ⦁ J21
     ⦁ Heren
     ⦁ Dames

Daarnaast kunnen ook één of meerdere recreatieve ploegen (buiten competitie) ingericht worden. De leden die sportief actief zijn binnen een recreatieve ploeg zijn ook spelende leden.
De steunende leden zijn de overige leden die aangesloten zijn bij Basketbal Vlaanderen. Ze helpen de club in alles wat ‘organisatie’ omvat (tafel officials, terreinafgevaardigde, cafetariahelpers, helpers bij events…).
Tot slot zijn er de ereleden. Dit zijn personen die omwille van hun functie of hun verdienste als lid worden aanvaard door de Algemene Vergadering. Zij hebben op voordracht van het bestuur hun titel als erelid verkregen. De secretaris houdt een lijst van alle ereleden bij.

Hun rechten en plichten worden, in voorkomend geval, beschreven in de statuten van de club.
Alle leden verbinden zich tevens tot volgende afspraken:
⦁ Ieder lid wordt gewezen op het bestaan van de statuten en het intern reglement van de club. Het intern reglement is te raadplegen op de website van de club.
⦁ Ieder lid verbindt zich ertoe om de statuten, het intern reglement en alle andere richtlijnen en gedragscodes van de club te zullen naleven. Ieder lid zal tevens alle regels opgelegd door Basketbal Vlaanderen, waarbij de club aangesloten is, naleven. Bij schending hiervan kan een tuchtsanctie opgelegd worden zoals hierna bepaald.
⦁ Ieder lid heeft recht op vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten georganiseerd door de eigen club, voor zover dit niet anders bepaald is door het bestuur.
⦁ Ieder lid vertoont steeds onberispelijk, verantwoord en sportief gedrag met respect voor de werking van de medewerkers, andere leden en materiaal van de club.
⦁ Ieder lid kan (sportieve) klachten, wensen of voorstellen indienen bij het (sportief) bestuur van de club. Het bestuur engageert zich ertoe om het vragende lid binnen een redelijke termijn van antwoord te voorzien.
⦁ Ieder lid geeft zo snel mogelijk een wijziging van persoonlijke gegevens door aan het bestuur van de club.
⦁ Ieder lid betaalt tijdig het lidgeld.
⦁ Ieder spelend lid engageert zich om, in de mate van het mogelijke, mee te werken en deel te nemen aan nevenactiviteiten georganiseerd door de club en ten voordele van de clubwerking.
⦁ Een medische keuring is niet meer verplicht, maar Basketbal Vlaanderen geeft wel een advies. Dit kan hier geraadpleegd worden.

ARTIKEL 3 LIDMAATSCHAP

3.1. Inschrijving bij een club gebeurt op de volgende wijze: een lid wordt op een elektronische manier aangesloten bij Basketbal Vlaanderen. Het lid moet hiervoor z’n identiteitskaart via de website inlezen met een kaartlezer.
De aansluitingsvoorwaarden worden omschreven in de statuten van de club. De aanvaarding en het respecteren van de bepalingen van het intern reglement is één van deze essentiële voorwaarden.
Bij de inschrijving in een club, aanvaardt het lid dat de nodige gegevens ook zullen worden doorgegeven aan de sportfederatie, Basketbal Vlaanderen. Op die manier kan het lid aangesloten worden bij Basketbal Vlaanderen, teneinde de verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen ten gunste van het lid te kunnen garanderen.
Voor minderjarigen of personen onder bewind zal steeds een ouder of wettelijke vertegenwoordiger zijn/haar toestemming moeten verlenen alvorens de aansluiting gerealiseerd kan worden.
3.2. De jaarlijkse bijdrage van de leden wordt bepaald door het bestuursorgaan van de club. De tarieven zijn beschikbaar via de website. Er worden gezinskortingen en kortingen voor het aanbrengen van een sponsor voorzien.
Er wordt een gevraagd een voorschot te betalen vóór 31 mei.
Als het voorschot niet betaald is wordt de speler geschrapt uit de club en dient bij een eventuele heraansluiting een extra administratieve kost betaald te worden. Deze extra administratieve kost wordt jaarlijks door het bestuursorgaan vastgelegd en aan de leden gecommuniceerd via Twizzit.
De rest van het lidgeld dient ofwel volledig betaald te worden vóór 31 augustus, of kan na akkoord van de penningmeester in 5 maandelijkse schijven betaald worden over de periode augustus t/m december. Voor dit afbetalingsplan is een bewijs van doorlopende opdracht vereist. Dit bewijs dient verstuurd te worden naar de secretaris of penningmeester. Alternatief kan ook een domiciliëring getekend worden.
Spelers die hun lidgeld niet tijdig betaald hebben, kunnen niet deelnemen aan wedstrijden of trainingen. Spelers die tijdens het seizoen nog lid willen worden, betalen een aangepaste bijdrage, vooraf vastgelegd door het bestuur.
3.3. Het lid heeft het recht te stoppen met spelen in de loop van het seizoen, maar de aansluiting geschiedt voor een gans seizoen en loopt van 1 juli tot 30 juni. Behoudens uitzonderingen blijft een speler dus aangesloten bij de club, ook al beslist hij te stoppen met spelen in het midden van het seizoen. De speler kan dus niet worden aangesloten bij een andere club en moet wachten om van club te veranderen tot in de mutatieperiode (maand mei; zie Intern Reglement deel Mutaties). Zij die definitief stoppen, dienen dit mee te delen aan de clubsecretaris, zodat zij kunnen worden uitgeschreven op het einde van het seizoen in de officiële schrappingsperiode (17 mei tot 20 juni). De club betaalt aansluitingsgeld aan Basketbal Vlaanderen voor elke speler die zich aansluit.
Wanneer een lid beslist te stoppen na de schrappingsperiode, wordt een administratieve bijdrage die de gelopen kosten van Basketbal Vlaanderen dekt, aangerekend aan het lid. De jeugdcoördinator bevraagt de individuele leden naar hun intenties voor het volgende seizoen. Het eventueel beëindigen van het lidmaatschap wordt gemeld via de jeugdcoördinator en de secretaris en/of via het Twizzit formulier.
3.4. De ledenbijdrage is in principe niet terugbetaalbaar, ook niet in geval van vroegtijdige beëindiging van het lidmaatschap of overmacht. In uitzonderlijke gevallen kan het bestuursorgaan naar eigen, uitsluitende en discretionaire beoordeling beslissen om hiervan af te wijken. Dergelijke beslissingen gebeuren zonder motiveringsplicht, verlenen geen rechten aan andere leden en kunnen op geen enkele wijze betwist of aangevochten worden.
3.5. De club behoudt zich het recht voor om een kandidaat-(spelend) lid het lidmaatschap te weigeren. Een weigering kan onder andere gebaseerd zijn op sportieve criteria (zoals het niet aansluiten bij het niveau of de noden van de bestaande ploegen), het ontbreken van plaats in de bestaande teams, organisatorische beperkingen (zoals een tekort aan coaches of infrastructuur), of het niet naleven van de waarden en regels van de club. Ook eerdere incidenten of gedrag dat in strijd is met de visie en waarden van de club kunnen aanleiding geven tot weigering. De beslissing tot weigering wordt genomen door het bestuursorgaan in samenspraak met de sportieve coördinator en coaches en kan, indien gevraagd, beknopt gemotiveerd worden. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.

ARTIKEL 4 STRUCTUUR

De structuur van de club is als volgt samengesteld:
⦁ De algemene vergadering bestaat uit de werkende leden en komt minstens éénmaal per jaar samen. Indien nodig kan er een bijzondere algemene vergadering bijeenkomen.
⦁ Het bestuursorgaan bestaat uit minstens 3 personen. Zij worden benoemd door de algemene vergadering voor onbepaalde duur. Het bestuursorgaan kiest onder zijn leden een voorzitter, secretaris en penningmeester. Het bestuursorgaan komt meerdere keren per jaar samen en heeft de volgende taken:
⦁ Sportief beheer van de club, in samenspraak met de (jeugd)coördinatoren
⦁ Administratief beheer van de club
⦁ Financieel beheer van de club inclusief sponsorwerving
⦁ Extra-sportief beheer van de club (events…)
⦁ Het dagelijks bestuur wordt waargenomen door elk van de bestuurders.
⦁ Elke ploeg (in competitie) heeft een ploegverantwoordelijke.
⦁ De club heeft volgende werkgroepen/cellen met bijhorende taken:
⦁ Jeugdcel: ondersteuning van het bestuur door regelmatig overleg met de ploegverantwoordelijken en/of andere afgevaardigden van de ploegen, en organisatie/hulp bij events
⦁ Sportieve cel: o.l.v de sportief coördinator. De sportieve cel staat in voor het ontwikkelen, coördineren en bewaken van het sportieve beleid binnen de club.
⦁ De club heeft een Aanspreekpunt Integriteit (API), David De Villaer, aangesteld die te bereiken is via contactgegevens te consulteren op onze website.
⦁ Alle bevoegdheden van deze organen worden bepaald door de statuten van de club. We sommen ze hieronder in grote lijnen kort op, zonder noodzakelijk volledig te zijn.
⦁ Taken van de voorzitter
⦁ Coördineert het algemeen beleid van de club, in overleg met het bestuur, de jeugdcel en de sportieve cel
⦁ Is verantwoordelijke voor het aansturen en opvolgen van het sportieve beheer, in samenspraak met bestuursleden, jeugdcoördinator en coaches
⦁ Is verantwoordelijk voor het uitbouwen en onderhouden van sponsorrelaties
⦁ Vertegenwoordigt de club in contacten met het stadsbestuur
⦁ Neemt actief deel aan vergaderingen van de sportraad en van Basketbal Vlaanderen
⦁ Initieert en coördineert extrasportieve evenementen en grote clubactiviteiten (zoals basketbal XL)
⦁ Taken van de secretaris
⦁ Beheert de administratieve werking van de club
⦁ Verzorgt de ledenadministratie (inschrijvingen, aansluitingen bij Basketbal Vlaanderen, mutaties, schrappingen...)
⦁ Fungeert als aanspreekpunt voor officiële communicatie met Basketbal Vlaanderen, stad en andere externe partners
⦁ Volgt deadlines en administratieve verplichtingen op (subsidies, erkenningen...)
⦁ Is verantwoordelijk voor het opstellen en versturen van nieuwsbrieven en andere interne of externe communicatie naar leden, ouders en sympathisanten
⦁ Is verantwoordelijke voor het voorbereiden en verspreiden van inschrijvingsformulieren voor sportieve en extrasportieve activiteiten (zoals de seizoensafsluiter, stages,...)
⦁ Taken van de penningmeester
⦁ Is verantwoordelijk voor facturatie en opvolging lidgeld leden
⦁ Is verantwoordeiljk voor facturatie en opvolging betaling sponsors
⦁ Is verantwoordelijke voor contracten en betalingen trainers
⦁ Houdt kas en kasboeken bij (o.a. betaling scheidsrechters)
⦁ Controleert en betaalt facturen
⦁ Volgt betaling inschrijvingen stages en events op
⦁ Vervult boekhoudkundige en fiscale verplichtingen
⦁ Vervult verplichtingen inzake UBO-register
⦁ Taken van het aanspreekpunt integriteit
⦁ Is het aanspreekpunt en eerste opvang binnen de club i.f.v. een veilig sportklimaat
⦁ Is verantwoordelijk voor het formuleren van advies en het doorverwijzen
⦁ Is verantwoordelijk voor het opvolgen van cases
⦁ Staat indien nodig in contact met het aanspreekpunt integriteit van Basketbal Vlaanderen
⦁ Is de trekker van het ethisch beleid in de sportclub (profilering, preventie, gedragscodes, vormingen…)
Taken van de webmaster/social media verantwoordelijke
⦁ Is verantwoordelijk voor het beheren en up-to-date houden van de clubwebsite (nieuws, kalender, ploegen, contactgegevens, sponsors...)
⦁ Is verantwoordelijk voor het opstellen, publiceren en inplannen van berichten op sociale mediakanalen van de club (Facebook, Instagram, …)
⦁ Creëert en/of verzamelt foto- en videomateriaal voor gebruik op website en sociale media
⦁ Zorgt voor een consistente en aantrekkelijke online uitstraling van de club, in lijn met de huisstijl
⦁ Ondersteunt communicatiecampagnes voor sportieve en extrasportieve evenementen
⦁ Werkt samen met het bestuur en de secretaris voor de verspreiding van officiële mededelingen
⦁ Monitort de reacties en berichten op sociale media en, indien nodig, beantwoordt of verwijst door naar de juiste contactpersoon
⦁ Beheert de toegangsrechten en technische instellingen van de website en sociale mediaprofielen
⦁ Taken van de kalenderverantwoordelijke
⦁ Is verantwoordelijk dat alle wedstrijden van de club afgestemd worden op de zaalbeschikbaarheden (in geval van thuiswedstrijden) en de specifieke mogelijkheden van elk team in de club
⦁ Is verantwoordelijk om de door Basketbal Vlaanderen voorgestelde proefkalender te valideren of wijzigen waar noodzakelijk via het ledenbeheersysteem Sportbeheer Online
⦁ Staat open voor communicatie via e-mail met team competitie van Basketbal Vlaanderen, alsook met de kalenderverantwoordelijken van andere clubs/tegenstanders om eventuele kalenderwijzigingen te accepteren of op te lossen via een compromis
⦁ Taken van de jeugdcoördinator – sportieve cel
⦁ Is verantwoordelijke voor het opstellen en opvolgen van het sportieve beleid, met oog voor zowel jeugdwerking als seniorenploegen
⦁ Creëert een kwaliteitsvol opleidingstraject en voorzien van documenten die het sportief jeugdbeleid uitstippelen (leerlijn, jaarplan, evaluatiedocumenten…)
⦁ Is verantwoordelijk voor selectie en begeleiding van coaches en trainers, inclusief evaluatie en bijscholing
⦁ Stelt ploegen samen op basis van sportieve criteria, leeftijd en ontwikkelingsniveau van de spelers
⦁ Coördineert de instroom en doorstroming van spelers, met aandacht voor talentontwikkeling en evenwichtige teams
⦁ Bewaakt de sportieve visie en waarden van de club tijdens trainingen en wedstrijden
⦁ Adviseert over spelerswerving en -selectie, inclusief het beoordelen van nieuwe kandidaat-leden op sportief vlak
⦁ Onderhoudt de communicatie met trainers, ouders, bestuur en andere betrokkenen over sportieve kwesties.
⦁ Taken van de 3x3 coördinator
⦁ Vormt de brug tussen de federatie en de club op vlak van 3x3 basketbal
⦁ Neemt de verantwoordelijkheid om 3x3 in de club te integreren
⦁ Werkt samen met de club, stad/gemeente en lokale overheden om de infrastructuur voor 3x3 uit te bouwen (indoor & outdoor)
⦁ Coördineert en organiseert 3x3 tornooien binnen de club
⦁ Schrijft de 3x3 clubteams tijdig in voor de 3x3 competities
⦁ Trekt de 3x3 clubwerking inclusief trainingen, communicatie en promotie
⦁ Spoort trainers en officials aan om zich bij te scholen in 3x3
⦁ Motiveert en ondersteunt spelers die interesse tonen in 3x3
⦁ Volgt alle infosessies van Basketbal Vlaanderen rond 3x3 om up-to-date te blijven
⦁ Taken van de Referee Ambassador
⦁ Staat in voor de correcte/aangename ontvangst van de officials of delegeert dit naar andere clubleden
⦁ Is de brug tussen de club en het domein Officials en de Official Planners van Basketbal Vlaanderen
⦁ Brengt jonge officials in kaart die het “goed doen” en koppelt dit terug naar het Departement Scheidsrechters maar evenzeer de Youth Officials die extra begeleiding nodig hebben
⦁ Volgt de prestatie van de Youth Officials op, zorgt dat ze hun vierjaarlijkse stage doorlopen, geeft namen van beloftevolle Youth Officials door aan het Departement Scheidsrechters. Ze geven dat extra duwtje aan Youth Officials om het officiële circuit te betreden en kijkt zo verder dan de eigen clubgrenzen.
⦁ Zorgt voor de promotie van aangekondigde opleidingen voor Official of Youth Official en brengt dit onder de aandacht van alle jeugdreeksen binnen de club vanaf U14.
⦁ Taken van de ploegverantwoordelijke:
⦁ Helpt er mee voor zorgen dat er voldoende ouders binnen de ploeg zich engageren om de goede werking van de ploeg gedurende het ganse seizoen te waarborgen. Er zijn ouders nodig voor de tafelfuncties, het vervoer van de spelers, het wassen van de wedstrijdkledij en het helpen op events
⦁ Maakt bij het begin van elke seizoenshelft een schema met taakverdeling op
⦁ Neemt deel aan de vergaderingen van de jeugdcel of zorgt dat er iemand anders van de ploeg aanwezig is op de vergaderingen van de jeugdcel
⦁ Vormt de brug tussen de ploeg en het bestuur en is op die manier zowel een aanspreekpunt voor de andere ouders als het bestuur
⦁ Zorgt samen met de coach voor de goede werking van en goede sfeer binnen de ploeg.

ARTIKEL 5 VEILIG SPORTKLIMAAT

Een veilig sportklimaat is essentieel voor alle leden om vrijuit en ongestoord te kunnen deelnemen aan de activiteiten. Onze sportclub engageert zich daarom tot het naleven van volgende punten:
⦁ Alle bestuurders en vrijwilligers worden beschermd door het afsluiten van de nodige verzekeringen (zie website Basketbal Vlaanderen – verzekeringen)
⦁ Alle leden worden beschermd door de verzekering die inbegrepen is in de ledenbijdrage
⦁ Er wordt gestreefd naar een club zonder discriminatie, agressie, pesten en/of seksueel grensoverschrijdend gedrag
⦁ Fairplay en sportiviteit worden hoog in het vaandel gedragen
⦁ Er wordt gewerkt aan een fysiek veilige omgeving waarin elk lid zich veilig kan bewegen
⦁ Er heerst een open sfeer waarin iedereen zijn mening kan geven
⦁ Er wordt op een gezonde en medisch verantwoorde manier aan sport gedaan.
Van alle leden en allen die betrokken zijn bij de verenging, ook van de supporters, wordt verwacht dat ze zich onberispelijk gedragen en hiermee een voorbeeld zijn voor alle anderen.
Als bijlage aan dit Intern Reglement worden volgende gedragscodes gevoegd en maken er integraal deel van uit:
⦁ Gedragscode voor spelers
⦁ Gedragscode voor coaches
⦁ Gedragscode voor bestuurders
⦁ Gedragscode voor supporters/ouders
⦁ Gedragscode voor officials
Deze gedragscode dient verplicht aanvaard en gerespecteerd te worden. Indien een lid deze verplichting niet respecteert, kan dit een grond tot uitsluiting of schorsing van het betrokken lid bij de sportclub zijn.